BASIS DATA Modul Ms. Access – 1

Modul Ms. Access – 1

A.Pendahuluan

Microsoft   Access   adalah   sebuah   program   aplikasi   untuk mengolah Database model relasional karena terdiri dari lajur kolom  dan  baris. Dalam  merancang database  antara Tabel, Form,  Query,  Report,  Macro,  Modul  dan  Pages  saling  terkait sehingga dapat dikoordinasikan   dalam  pembuatan  Tombol Macro, Menu Drop Down dan Menu Switchboard.

Dengan  Microsoft  Office  Access  mahasiswa  dapat  merancang Aplikasi  Database  diantaranya  yaitu  untuk  membuat  aplikasi program:

  1. Administrasi Pendidikan,
  2. Gaji Karyawan/Pegawai,
  3. Kehadiran/Absensi,
  4. Persediaan Barang,
  5. Penjualan dan Pembelian,
  6. Antrian Kunjungan Berobat.

B. Konsep Dasar Pembuatan Database

Database  merupakan  kumpulan  data  yang  saling  berhubungan  yang  disimpan  sedemikian rupa  tanpa  adanya  redundancy  (perulangan)  yang  tidak  perlu.  Database  terbentuk  dari sekelompok  data-data  yang  memiliki  jenis  atau  sifat  yang  sama.  Contohnya:  data  mahasiswa, data  dosen,  data  mata  kuliah,  data  karyawan,  dll.  Untuk  dapat  membuat  suatu  database  yang baik,  diperlukan  suatu  rancangan  yang  tepat  dan  sesuai  kebutuhan.  Konsep  dasar  dalam pembuatan database antara lain:

a. Entitas dan Relationship

Hal  yang  sangat  mendasar  dan  harus  dipahami  adalah  pemodelan  entitas  dan relationship. Entitas adalah berbagai hal dalam dunia nyata yang informasinya disimpan dalam  database.  Sebagai  contoh,  kita  dapat  menyimpan  informasi  tentang  dosen  yang mengajar mahasiswa. Dalam hal ini, dosen dan mahasiswa merupakan entitas. Sebagai contoh, dosen mengajar  mahasiswa. Mengajar merupakan relationship antara entitas dosen dan entitas mahasiswa.

Relationship terdiri dari 3 derajat yang berbeda, yaitu:

  1. One-to-one menghubungkan  secara  tepat  dua  entitas  dengan  satu  kunci  (key). Misalnya seorang mahasiswa memiliki satu dosen wali.
  2. One-to-many (many-to-one)  merupakan  hubungan  antar  entitas  dimana  kunci (key) pada satu tabel muncul berkali-kali pada tabel lainnya. Misalnya banyak mahasiswa memiliki satu dosen wali.
  3. Many-to-many merupakan  hubungan  antar  entitas  dimana  kunci  utama  pada

tabel  pertama  dapat  muncul  beberapa  kali  pada  tabel  kedua,  dan  sebaliknya.

Misalnya  seorang  mahasiswa  dapat  mengambil  banyak  matakuliah,  dan  satu

matakuliah bias dimabil oleh banyak mahasiswa.

b. Relasi atau Tabel

Relasi  merupakan  tabel  yang  mewakili  entitas,  dimana  didalamnya  terdapat kolom-kolom  yang  merupakan  attribute  dari  entitas.  Penamaan  tabel  juga  disesuaikan dengan nama dari entitas agar mudah dipahami. Contoh tabel pegawai merupakan tabel yang mewakili entitas pegawai.

c. Kolom atau Attribute

Kolom  atau  attribute  merupakan  bagian  dari  tabel  yang  mewakili  ciri  dari  suatu entitas. Contoh entitas mahasiswa. Maka attribute yang ada antara lain NIM, nama, dan kelas.

d. Kunci (key)

Kunci atu key atau primary key merupakan suatu nilai dalam sebuah tabel yang dapat  digunakan  untuk  mengidentifikasi  suatu  baris  dalam  tabel.  Contoh  dalam  tabel mahasiswa, didalamnya terdapat kolom NIM, nama, dan kelas. Untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel, maka cukup menggunakan NIM.

C. Praktikum

Untuk membuat file baru pada Microsoft Office Access 2013 yaitu, buka Microsoft Access 2013 maka akan muncul tampilan awal, pilih Blank Dekstop Database dan akan muncul tampilan dibawah ini.

Beri nama file pada file name lalu klik create. Atau bisa dengan Pilih Menu File  –  New dan untuk langkah berikutnya sama dengan langkah-langkah diatas.

Dalam pembuatan database, data yang pertama dibuat adalah tabel. Tabel merupakan kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu dan merupakan komponen utama pada database. Table disusun dalam bentuk baris (record) dan kolom (field). Baris menunjukkan kumpulan data satu subjek (record data) sedangkan kolom menunjukkan kumpulan satu jenis atau kelompok data dari beberapa subjek (field data).

Misalnya seorang programmer diminta manager Toko “Infomart” untuk membuat database toko tersebut. Maka langkah awal pembuatannya adalah menentukan dahulu tabel-tabel yang dibutuhkan.

Setelah konsep yang dibutuhkan sudah terbentuk, selanjutnya membuat tabel dengan langkah-langkah sebagai berikut :

  1. Jika membuka halaman baru pada Microsoft Access maka secara otomatis muncul tab Table1. Untuk merubah Table1 menjadi tabel karyawan, langkah selanjutnya klik pada menu home dan pilih View kemudian Design View.

akan muncul kotak dialog  Save As, kemudian ubah  Table1  menjadi Tabel Karyawan, klik OK maka akan muncul QBE (Query By Example) seperti pada tampilan berikut:

  1. Isikan Field Name sesuai rancangan di tabel karyawan

3. Untuk field Jenis  Kelamin  dan  Pendidikan  agar  pada  waktu  mengisi  data  akan  muncul  pilihan secara otomatis, maka digunakan perintah  Lookup Wizard. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut :

Akan muncul kotak dialog  Lookup Wizard, pilih  I will type in values that I want.  Kemudian klik next, tuliskan pilihan pada Col1 seperti pada tampilan berikut ini, kemudian next, finish.

Membuat  tabel  baru  (tabel  barang  dan  transaksi)  langkahnya  klik  pada  menu  Create  –  Table, kemudian lakukan langkah yang sama dengan langkah 1 sampai 3. Jelaskan langkah-langkahnya dan lampirkan screenshoot hasil.

MENGISI DATA

Untuk  mengisi  data  ke  dalam  tabel,  terlebih  dahulu  bukalah  tabel  data  yang  akan dimasukkan dalam tampilan lembar data (  datasheet).  Datasheet  akan menampilkan data secara keseluruhan  dalam  bentuk  tabular  yaitu  susunan  baris  dan  kolom.  Setelah  itu,  kita  dapat memasukkan data langsung pada lokasinya masing-masing. Isikan masing-masing tabel data!

Lampirkan hasil dari pengisian data pada masing-masing tabel:

PRIMARY KEY

Primary Key  berguna sebagai wakil dari table yang menunjukkan nilai unik suatu  field. Fungsi dari Primery Key adalah untuk menghindari adanya nilai yang sama (kembar) dalam suatu field. Langkah-langkah membuat primary key :

  1. Primary key dibuat pada Design View suatu tabel
  2. Untuk memberikan primary key pada field  yang didinginkan, caranya sorot field  yang diinginkan kemudian  klik  tombol  Primary  key  (bergambar  kunci)  pada  menu  Design.  Atau  dapat  juga dilakukan  dengan  cara  klik  kanan  pada  field  yang  akan  dijadikan  Primary  key,  kemudian  pilih Primary key

Lampirkan hasil screenshoot untuk masing-masing tabel:

Relationships

Database dengan kapasitas  besar menggunakan lebih dari satu table. Dan seluruh table itu harus saling dihubungkan, untuk itu mutlak diperlukan kehadiran suatu relationship (relasi/hubungan). Langkah-langkah untuk membuat Relationship adalah sebagai berikut :

  1. Klik tombol Relationship pada menu Database Tools.
  2. Kemudian akan muncul kotak dialog  Show Table, tampilkan tabel yang akan direlasikan dengan cara sorot nama tabel lalu klik add.
  3. Untuk membuat relasinya, klik Edit Relationship  ,  maka akan muncul kotak dialog  Edit Relationship kemudian klik tombol Create New.
  4. Tentukan tabel dan field yang direlasikan pada Right  dan  Left  Table  Name  serta  Right  dan  Left Column Name, klik OK  kemudian klik Create.

5. Lakukan langkah 3 dan 4 untuk membuat relasi pada tabel barang dan tabel transaksi, maka bntuk relasinya adalah sebagai berikut:

Tugas

  1. Jelaskan secara singkat pengertian dari ketiga relasi dan gambarkan simbolnya!
  2. Beri tiga contoh untuk peggunaan relasi one-to-one!
  3. Beri tiga contoh untuk peggunaan relasi many-to-one atau one-to-many!
  4. Beri tiga contoh untuk peggunaan relasi many-to-many!

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *